Политика за защита на личните данни

Политика за защита на личните данни (Privacy policy) на Фондация “Димитър Цонев”

Администратор:Фондация “Димитър Цонев”
ЕИК:177198084
Отговорно лице за защита на личните данни: Димитър Цонев
Контакти:
Е: rumyana@dimitartsonev.com
Т: +3597726890

Линк към Информация за защита на личните данни

I. Въведение

1. Общ регламент за защита на личните данни
Политиката за защита на личните данни на Фондация “Димитър Цонев” е изготвена в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент за защита на данните). Целта на регламента е да защитава „правата и свободите“ на физическите лица и да гарантира, че личните данни на обучаващите се обработват с тяхно съгласие и те са уведомени за правата си.

2. Общи понятия

„Лични данни“ – всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни“); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице;

„Специални категории лични данни“ – лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, или членство в синдикални организации и обработката на генетични данни, биометричните данни за уникално идентифициране на физическо лице, данни отнасящи се до здравето или данни относно сексуалния живот на физическо лице или сексуална ориентация.

„Обработване“ – означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване;

„Администратор“ – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка;

„Субект на данните“ – всяко живо физическо лице, което е предмет на личните данни съхранявани от Администратора.

„Съгласие на субекта на данните“ – всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени;

„Нарушение на сигурността на лични данни“ – нарушение на сигурността, което води до случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни, които се предават, съхраняват или обработват по друг начин;

„Получател“ – физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, пред която се разкриват личните данни, независимо дали е трета страна или не. Същевременно публичните органи, които могат да получават лични данни в рамките на конкретно разследване в съответствие с правото на Съюза или правото на държава членка, не се считат за „получатели“; обработването на тези данни от посочените публични органи отговаря на приложимите правила за защита на данните съобразно целите на обработването;

„Трета страна“ – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друг орган, различен от субекта на данните, администратора, обработващия лични данни и лицата, които под прякото ръководство на администратора или на обработващия лични данни имат право да обработват личните данни;

II. Основни положения

1. Политика се отнася до всички функции по обработването на лични данни , включително тези, които се извършват относно лични данни на клиенти, служители, доставчици и партньори и всякакви други лични данни, които организацията обработва от различни източници.

2. Тази политика се прилага за всички служители на Фондация “Димитър Цонев”. Всяко нарушение на Общия регламент ще бъде разглеждано като нарушение на трудовата дисциплина, а в случай че има предположение за извършено престъпление, въпросът ще се предостави за разглеждане в най-къс възможен срок на съответните държавни органи.

3. Партньори и трети лица, които работят с или за Фондация “Димитър Цонев”, както и които имат или могат да имат достъп до личните данни, ще се очаква да се запознаят, разбират и да се съобразят с тази политика. Никоя трета страна не може да има достъп до лични данни, съхранявани от Фондация “Димитър Цонев”, без предварително да е сключила споразумение за поверителност на данните, което налага на третата страна задължения, и което дава право на фондацията да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения.

III. Задължения и роли по Регламент (ЕС) 2016/679

1. Фондация “Димитър Цонев”, вписана в Регистъра на ЮЛНЦ е администратор на лични данни съгласно Регламент (ЕС) 2016/679.

3. Във Фондация “Димитър Цонев” е налична функция – Отговорник за защита на личните данни, който изпълнява дейности по:

  • разработване и внедряване на изискванията на РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679 както се изисква от настоящата политика;
  • управление на сигурността и риска по отношение на съответствието с политиката.

2. Спазването на законодателството за защита на данните е отговорност на всички служители на Фондация “Димитър Цонев”, които обработват лични данни.

3. Във Фондацията се извършват регулярни обучение свързани със защитата на лични данни с цел правилното прилагане на Общия регламент за защита на личните данни.

IV. Принципи за защита на данните

Цялата обработка на лични данни се извършва в съответствие с принципите за защита на данните, посочени в Регламент (ЕС) 2016/679. Политиките и процедурите на Фондация “Димитър Цонев” имат за цел да гарантират спазването на тези принципи:

Законосъобразност – идентифицира законна основа, преди да може да обработва лични данни. Те често са посочени като „основания за обработване“, например „съгласие“.

Добросъвестност – за да може обработването да бъде добросъвестно, администраторът на данни предоставя определена информация на субектите на данни, доколкото това е практически възможно.

Прозрачност – Общият регламент включва правила относно предоставяне на поверителна информация на субектите на данни в членове 12, 13 и 14 от ОРЗД. Те са подробни и конкретни, поставяйки акцента върху това, че известията за поверителност са разбираеми и достъпни. Информацията трябва да бъде съобщена на субекта на данните в разбираема форма, като се използва ясен и разбираем език.

Специфичната информация, която се предоставя на субекта на данните, включва:

  • данни, които идентифицират администратора и данните за контакт на администратора и, ако има такъв, на представителя на администратора;
  • контактите на Отговорника за защита на личните данни;
  • целите на обработването, за което личните данни са предназначени както и правното основание за обработването;
  • периода, за който ще се съхраняват личните данни;
  • съществуването на следните права – да поиска достъп до данните, коригиране, изтриване (право „да бъдеш забравен“), ограничаване на обработването, както право на възражение срещу условията (или липсата на такива) във връзка с упражняването на тези права;
  • категориите лични данни;
  • получателите или категориите получатели на лични данни, където това е приложимо;
  • където е приложимо, дали администраторът възнамерява да прехвърли личните данни към получател в трета страна и нивото на защита на данните;
  • всякаква допълнителна информация, необходима да се гарантира добросъвестно обработване.

Данните, получени за конкретни цели, не се използват за цел, която се различава от тези, официално обявени в Уведомлението до всички, имащи взаимоотношения с фондацията  относно защитата на личните данни (Privacy notice).

В допълнение:

  • Отговорникът по защита на данните е отговорен да осигури Делукс Трейд ЕООД да не събира информация, която не е строго необходимо за целта, за която тя е получена.
  • Отговорникът по защита на данните гарантира, че на (годишна) основа всички способи за събиране на данни се преглеждат от, за да се гарантира, че събраните данни продължават да бъдат адекватни, релевантни, не са прекомерни.
  • Данните, които се съхраняват от администратора на, се преглеждат и актуализирани при необходимост. Не се съхраняват данни, в случаите, когато има вероятност да не са точни.
  • Отговорника за защита на личните данни гарантира, че целият персонал е обучен в значението на събирането на точни данни и поддържането им.
  • Също така, задължение на субекта на данните е да декларира, че данните, които предават за съхраняване от фондация “Димитър Цонев” са точни и актуални.
  • Най-малко веднъж годишно Отговорника по защита на личните данни преглежда сроковете на съхранение на всички лични данни, обработвани от Фондация “Димитър Цонев” , като при идентифициране на данни, които вече не се изискват в контекста на регистрираната цел, същите следва да се унищожават.
  • Когато личните данни се запазват след датата на обработването, те ще бъдат съхранявани по подходящ начин за да се защити самоличността на субекта на данните в случай на нарушение на данните.

Отговорникът по защита на данните извършва оценка на въздействието (когато е приложимо) , като вземе предвид всички обстоятелства, свързани с операциите по управление или обработване на данни от Фондация “Димитър Цонев”.

Тези контроли са избрани въз основа на идентифицираните рискове за лични данни, както и потенциала за нанасяне на вреди, на лицата, чиито данни се обработват.

Фондация “Димитър Цонев” доказва спазването на принципите за защита на данните чрез прилагане на политики по защита на данните, , внедрява подходящи технически и организационни мерки, както и чрез приемане на техники по защита на данните на етапа на проектирането и защита на данните по подразбиране, оценка на въздействието върху защитата на личните данни, процедура за уведомяване за нарушаване на лични данни и т.н.

V. Права на субектите на данни

1. Субектите на данни имат следните права по отношение на обработването на данни, както и на данните, които се записват за тях:

  • Да отправя искания за потвърждаване дали се обработват лични данни, свързани с него, и ако това е така, да получи достъп до данните, както и информация кои са получателите на тези данни.
  • Да поиска копие от своите лични данни от администратора;
  • Да иска от администратора коригиране на лични данни когато те са неточни, както и когато не са вече актуални;
  • Да изиска от администратора изтриване на лични данни (право „да бъдеш забравен“);
  • Да иска от администратора ограничаване на обработването на лични данни като в този случай данните ще бъдат само съхранявани, но не и обработвани.;
  • Да направи възражение срещу обработване на негови лични данни;
  • Да направи възражение срещу обработване на лични данни, отнасящо се до него за целите на директния маркетинг.
  • Да се обърне с жалба до надзорен орган ако смята, че някоя от разпоредбите на Общия регламент за защита на личните данни е нарушена;
  • Да поиска и да му бъдат предоставени личните данни в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат;
  • Да оттегли съгласието си за обработката на личните данни по всяко време с отделно искане, отправено до администратора;
  • Да не е обект на автоматизирано взети решения, които да го засягат в значителна степен, без възможност за човешка намеса;
  • Да се противопостави на автоматизирано профилиране, което се случва без негово съгласие;

2. Фондация “Димитър Цонев” осигурява условия, които да гарантират упражняването на тези права от субекта на данни:

  • Субектите на данни могат да направят искания за упражняване на правата си.
  • Субектите на данни имат право да подават жалби до Фондация “Димитър Цонев”

VI. Съгласие

1. Под „съгласие“ Фондация “Димитър Цонев” разбира всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени. Субектът на данните може да оттегли своето съгласие по всяко време.

2. Фондация “Димитър Цонев” разбира под „съгласие“ само случаите, в които субектът на данните е бил напълно информиран за планираното обработване и е изразил своето съгласие и без върху му да бъде упражняван натиск. Съгласието, получено при натиск или въз основа на подвеждаща информация, няма да бъде валидно основание за обработване на лични данни.

3. Съгласието не може да бъде изведено от липсата на отговор на съобщение до субекта на данни. Трябва да има активна комуникация между администратора и субекта, за да е налице съгласие. Администраторът трябва да може да докаже, че е получено съгласие за дейностите по обработване.

VII. Сигурност на данните

1. Всички служители са отговорни за гарантирането на сигурността при съхраняването на данните, за които те отговарят и които Фондация “Димитър Цонев” държи, както и, че данните се съхраняват сигурно и не се разкриват при каквито и да било обстоятелства на трети страни, освен ако Фондация “Димитър Цонев” не е дал такива права на тази трета страна , като са сключили договор/клауза за поверителност.

2. Всички лични данни трябва да бъдат достъпни само за тези, които се нуждаят от тях, а достъпът може да бъде предоставен само в съответствие с изградените правила за контрол на достъпа. Всички лични данни трябва да се третират с най-голяма сигурност и трябва да се съхраняват:

  • в самостоятелна стая с контролиран достъп; и/или в заключен шкаф или в картотека; и/или
  • ако е компютъризирана, защитена с парола в съответствие с вътрешните изисквания посочени в организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация; и / или
  • съхранявани на преносими компютърни носители, които са защитени в съответствие с организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация.

3. Създадена е организация, която да гарантира, че компютърните екрани и терминалите не могат да бъдат гледани от друг, освен от оторизираните служители на Фондация “Димитър Цонев”. От всички служители се изисква да бъдат обучени за спазване на организационните и технически мерки за достъп, както и правилата за заключване на работните станции, преди да им бъде предоставен достъп до информация от всякакъв вид.

4. Записите върху хартиен носител не се оставят там, където могат да бъдат достъпни от неоторизирани лица и не могат да бъдат изваждани от определените офисни помещения без изрично разрешение. Веднага щом хартиените документи вече не са необходими за текущата работа по поддръжката на клиенти, те се унищожават

VIII. Разкриване на данни

1. Фондация “Димитър Цонев” осигурява условия, при които личните данни не се разкриват на неупълномощени трети страни, което включва членове на семейството, приятели, държавни органи, дори разследващи такива, ако има основателно съмнение, че не се изискват по установения ред. Всички служители следва да бъдат предпазливи, когато им поискат да разкрият съхранявани лични данни за друго лице на трета страна.

На служителите се извършва специално обучение и периодични инструктажи с цел да се избегне рискът от такова нарушение.

2. Всички искания от трети страни за предоставяне на данни трябва да бъдат подкрепени с подходяща документация и всички такива разкривания на данни трябва да бъдат специално разрешени от Отговорникът за защита на данните.

IX. Съхраняване и унищожаване на данните

  1. Фондация “Димитър Цонев” не съхранява лични данни във вид, който позволява идентифицирането на субектите за по-дълъг период отколкото е необходимо, по отношение на целите, за които са били събрани данните.

2. Фондация “Димитър Цонев” може да съхранява данни за по-дълги периоди единствено ако личните данни ще бъдат обработвани за целите на архивиране, за цели в обществен интерес, научни или исторически изследвания и за статистически цели, и само при изпълнението на подходящи технически и организационни мерки за гарантиране на правата и свободите на субекта на данните.

X. Регистър на обработванията на данни (инвентаризация на данните)

1. Фондация “Димитър Цонев” е създал процес на инвентаризация на данните като част от своя подход за справяне с рисковете и възможностите в процеса на спазване на политиката за съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679. При инвентаризацията на данните в Фондация “Димитър Цонев”и в работният поток от данни се установяват:

  • бизнес процесите, които използват лични данни;
  • източниците на лични данни;
  • броя на субектите на данни;
  • описание на категориите лични данни и елементите на във всяка категория;
  • дейностите по обработване;
  • целите на обработването, за което личните данни са предназначени;
  • правното основание за обработването;
  • получателите или категориите получатели на личните данни;
  • основните системи и места за съхранение;
  • всички лични данни, които подлежат на трансфери извън ЕС;
  • сроковете за съхранение и заличаване.

Фондация “Димитър Цонев” е наясно с рисковете, свързани с обработването на определени видове лични данни.

3. Фондация “Димитър Цонев” оценява нивото на риска за лицата, свързани с обработването на личните им данни (където е приложимо).

Фондация “Димитър Цонев” управлява всички рискове, идентифицирани от оценката на въздействието, с цел да се намали вероятността от несъответствие с регламента.

Когато вид обработване може да доведе до висок риск за правата и свободите на физическите лица, по-специално с използване на нови технологии и като се вземат предвид естеството, обхвата, контекста и целите на обработването, преди да пристъпи към обработване Фондация “Димитър Цонев” извършва оценка на въздействието на предвидените операции по обработване върху защитата на личните данни.

5. Когато в резултат на Оценката на въздействието е ясно, Фондация “Димитър Цонев” ще започне да обработва лични данни, които поради висок риск биха могли да причинят вреди на субектите на данни, решението дали обработването да продължи или не, трябва да бъде предадено за преглед от страна на Отговорното лице за защита на данните.

Настоящата политика е в сила от 21.05.2018 г.

Шаблон за искане на упражняване на права свързани с лични данни:

Можете да свалите шаблона от този линк